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Voyages scolaires éducatifs

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1 – LE TRANSPORT.

Il s'effectue en autocar, le groupe est directement pris en charge au point de rendez-vous convenu. Sauf conditions particulières, le car reste à la disposition du groupe pendant tout le séjour selon le forfait kilométrique indiqué sur le contrat et dans le respect de la législation en vigueur.

En ce qui concerne les traversées maritimes, nous avons sélectionné pour chaque destination (Grande-Bretagne ou Irlande) les traversées qui nous semblaient offrir le meilleur rapport qualité/prix. Ce choix n'est pas exhaustif et nous pouvons bien entendu adapter le projet à votre demande.

Sur devis, nous pouvons proposer certains programmes avec vol direct + autocar sur place (Londres, Berlin,Madrid, Andalousie, Valence...). Consultez-nous pour un devis précis.

Vous pouvez envisager un pré-acheminement par train sur les lignes TGV de préférence ou train couchettes. Toutefois, les dates de séjour doivent tenir compte des disponibilités pour bénéficier des tarifs réduits.

2 – L'HÉBERGEMENT.

Il peut se faire à l’hôtel, en auberge de la jeunesse, en familles ou en centre d'accueil collectif. À l'étranger, l'hébergement en familles offre des possibilités d'exploitations pédagogiques plus intéressantes et libère l'encadrement le soir. Le groupe doit se conformer aux habitudes de la famille d'accueil et respecter les horaires fixés par le responsable local (départ des familles le matin et retour le soir). Les élèves sont logés 2 ou 3 par famille (éventuellement accueil individuel : nous consulter). Les sorties non accompagnées le soir ne sont pas autorisées.

La liste des familles d'accueil vous est remise dans la semaine précédent votre départ. En cas de modification, nous vous en informons dans les meilleurs délais.

Le logement des professeurs est prévu en familles, en pensions de familles ou à l'hôtel (cf mention sur nos programmes).

3 – LES REPAS.

Les repas sont pris soit dans les familles, soit dans les restaurants-cafétérias ou sous forme de paniers-repas. Consultez attentivement votre contrat d'inscription.

N.B. : pour les séjours à l'étranger, les déjeuners sont pris sous forme de paniers-repas.

Nous pouvons réserver des repas sur le trajet : petit-déjeuner continental, déjeuner ou dîner (prix variable selon prestation choisie et pays, nous consulter).

4 – PROGRAMMES & VISITES.

Les programmes cités ne sont que des propositions. Les visites ne sont pas incluses sauf indication explicite. Nous élaborons avec vous le programme de votre séjour et nous nous chargeons des réservations gratuitement.

Dans certains centres, nous pouvons organiser des cours de langue ou simplement mettre à disposition des salles de classes.

Consultez-nous aussi pour des séjours à thèmes : activités sportives ou visites techniques.Certaines visites peuvent être réglées directement par ESPACE LANGUES ET DÉCOUVERTES. Mais, de nombreux musées réclament encore le paiement en espèces sur place.

À cet effet, vous voudrez bien nous préciser lors de l'inscription si votre établissement met en place une "régie d'avances", à savoir :

• Votre chef d'établissement vous nomme "régisseur d'avances" : le montant des visites qui figure dans le budget total de votre séjour (devis ou contrat) n'est pas facturé. Ce montant doit vous être remis par votre établissement pour vous permettre de régler les visites sur place.

• Votre établissement ne pratique pas de "régie d'avances" : nous pouvons facturer le montant des visites que nous vous remettrons sur place (le cas échéant, nous pouvons gérer ce budget visites avec les chauffeurs).

Toute modification de programme doit nous parvenir 7 semaines avant le départ et peut amener des variations de prix. Une fois réservées, les visites ou options payantes ne peuvent être annulées. Celles-ci ne sont pas remboursables en cas de désistement d'un ou plusieurs participants et ce, quel que soit le motif.

5 – L'ENCADREMENT.

Le voyage et le séjour des accompagnateurs sont gratuits sur la base d'un accompagnateur pour 12 élèves. Ils doivent être membres de l'enseignement, parents d'élève ou diplômés pour cette activité. Sur demande nous pouvons établir une présentation globale du tarif pour tout le groupe.

6 – ASSURANCE ASSISTANCE & ANNULATION.

Une assurance assistance rapatriement est incluse dans nos prix.

Nous vous proposons en option les assurances suivantes :

• Assurance annulation de voyage, perte de bagages et interruption de séjour : prix figurant sur votre devis. Cette assurance permet le remboursement d'un ou plusieurs participants ayant souscrit cette assurance et se désistant pour raison de maladie ou de décès d'un proche (conditions sur demande).

• Garantie annulation groupe : cette garantie s'exerce en cas d'annulation du groupe complet suite à une interdiction de voyager formulée par les autorités administratives (conditions sur demande). Cette garantie ne couvre pas les voyages en avion ou en train pour lesquels les conditions d'annulation sont celles de la compagnie de transport.

7 – LES EFFECTIFS.

Les groupes doivent être composés de 48 à 52 élèves de préférence. Le groupe peut être complété par des élèves d'autres établissements ou des adultes. Pour les groupes moins importants, n'hésitez pas à nous consulter car chaque projet peut faire l'objet d'une étude particulière. Nous pouvons vous établir, sans frais, un programme personnalisé et un tarif adapté à votre effectif.

8 – ANNULATION & DÉSISTEMENT (sauf souscription des garanties décrites au § 6).

a) Annulation d'un groupe complet :

- Plus d'un mois avant le départ, ESPACE LANGUES ET DÉCOUVERTES retient le montant de l'acompte.

-Moins d'un mois avant le départ, ESPACE LANGUES ET DÉCOUVERTES retient 50% des frais de participation.

-Moins de 8 jours avant le départ, ESPACE LANGUES ET DÉCOUVERTES retient la totalité des frais de participation, tous les frais ayant alors été engagés (transport, bateau, hébergement).

b) Annulation d'un ou plusieurs participants :

- Plus d'un mois avant le départ, les frais de participation sont recalculés en fonction du nombre réel de participants.

-Moins d'un mois avant le départ, ESPACE LANGUES ET DÉCOUVERTES retient 50% des frais de participation.

-Moins de 8 jours avant le départ, ESPACE LANGUES ET DÉCOUVERTES retient la totalité des frais de participation dans tous les cas, y compris la maladie.

9 – LES TARIFS.

Nos tarifs sont calculés sur une base de 48-49 élèves âgés de moins de 18 ans (voir supplément pour élèves de plus de 18 ans) et 4 accompagnateurs et sont indiqués par académie.

Tarif mini dans votre académie : prix établi en basse saison et au départ de l'établissement le plus proche de la destination (exemple : départ de Calais pour Londres en novembre).

Tarif maxi dans votre académie : prix établi en haute saison et au départ de l'établissement le plus éloigné de la destination (exemple : départ de Cambrai pour Londres en mai).

Devis sur demande pour toute académie non référencée dans nos tarifs.

Les prestations comprises sont précisées sur chaque programme et lors de votre devis personnalisé.

Forfait de préparation : diverses dépenses liées à la préparation du voyage.

Prime de fidélité : pour tout établissement ayant effectué un voyage avec ESPACE LANGUES ET DÉCOUVERTES durant les 3 dernières années.

10 – LA CONFIRMATION.

ÉTRANGER : elle doit être faite le plus tôt possible et au plus tard 2 mois avant le départ (sauf accord préalable) et être accompagnée d'un acompte de 30 % par élève. Le solde doit être versé 5 semaines avant la date de départ.

FRANCE : elle doit être faite le plus tôt possible et au plus tard un mois avant le départ (sauf accord préalable) et être accompagnée d'un acompte de 30 % par élève. Le solde doit être versé 3 semaines avant la date de départ.

11 – LES MODALITÉS D'INSCRIPTION.

Après accord de votre part sur les conditions, un contrat d'inscription vous sera adressé en 2 exemplaires dont un devra nous être retourné signé dans les meilleurs délais, accompagné de l'acompte. Les réservations ne seront engagées qu'après retour de ces documents. De même, toute réservation de prestation supplémentaire après conclusion d'un premier contrat devra faire l'objet d'une demande écrite et de notre bon pour accord.

12 – RÈGLEMENT DU SÉJOUR.

Les modalités de règlement figurent très clairement sur chaque contrat. En règle générale il vous sera demandé, conformément aux textes législatifs en vigueur, les sommes suivantes :

30% du montant à la réservation à titre de 1er acompte.

40% du montant à titre de 2e acompte.

Le solde (soit 30%) à réception des documents de voyage.

Les paiements s'effectuent soit par chèque à l'ordre d'ESPACE LANGUES ET DÉCOUVERTES, soit par virement.

Les établissements publics doivent nous faire parvenir dès l'accord du Conseil d'Administration un bon de commande administratif émanant de l'agent comptable.

Conformément à la circulaire n° 97-193 du 11 septembre 1997 en vigueur et relative à la dérogation à la règle du paiement après service fait, l’établissement scolaire réglera à ELD le montant total de la facture selon les modalités qui figurent très clairement sur chaque contrat.

Cas particulier : pour les séjours/voyages avec acheminement par avion au départ de la France un document annexé au contrat de voyage vous sera soumis en fonction des conditions obtenues auprès de la compagnie aérienne.

13 – RÉGLEMENTATION RELATIVE AUX VOYAGES SCOLAIRES.

Durée : 5 jours maximum pris sur le temps scolaire.

Prestataire : il doit être titulaire d'une licence d'agent de voyages ou d'un agrément au tourisme. ESPACE LANGUES ET DÉCOUVERTES est titulaire de la licence n° 085 01 0001, immatriculation 085100002 ATOUT FRANCE.

Gestion financière dans les EPLE : la gestion financière relève d'une double autorité : celle du chef d'établissement qui ordonne la dépense et celle de l'agent comptable qui l'exécute.

Le chef d'établissement peut demander à l'agent comptable de vous nommer "régisseur d'avances", ce qui vous permettra de régler sur place les entrées des sites visités (cf § 4 visites).

La circulaire 27193 du 11-09-97, parue au BO n° 32 du 18-09-97, permet à l'agent comptable de déroger à la règle du paiement après service fait et lui donne ainsi la possibilité de :

- régler des acomptes jusqu'à 70% du montant total pour satisfaire aux prescriptions de la loi du 13-07-92 et des décrets d'application de 1994 sur l'organisation des voyages.

- régler le solde (30%) dès réception des documents de voyage.

14 – ANNULATION ET MODIFICATION.

Nous nous réservons toujours le droit d'annuler ou de modifier un séjour en cas d’événements graves et indépendants de notre volonté (grèves, incendies, etc.).

15 – FORMALITÉS.

Sauf mention spéciale figurant sur le programme, tous les participants doivent être en possession d'une carte nationale d'identité valide et d'une autorisation de sortie de territoire pour les mineurs (ou d'un passeport valide). Les participants de nationalité étrangère devront se renseigner auprès de leur consulat et du consulat général du pays de destination sur les pièces d’identité qui leur seront nécessaires. En cas de défaut des documents exigés le participant ne pourrait prétendre à aucun remboursement.

16 – DROIT À L’IMAGE.

Pendant le séjour les participants pourront être photographiés, eux-mêmes et leurs ayants droit acceptent que ces photos puissent être utilisées pour illustrer les brochures ELD. Les photos de la présente brochure sont destinées à illustrer et agrémenter notre documentation, elles ne reflètent pas forcément avec exactitude les lieux où se déroulent les séjours et n’ont pas de valeur contractuelle.

17 – ALLERGIES, RÉGIMES ALIMENTAIRES ET PROBLÈMES DE SANTÉ.

Toute allergie importante, notamment alimentaire doit nous être signalée par écrit au moins 60 jours avant le départ. Sa nature devra être clairement décrite sur papier libre dans la langue du pays visité. Ce document va constituer une demande préalable d’acceptation de l’élève, dès réception dans nos services la demande est transmise pour un accueil dans les meilleures conditions. Nous nous réservons le droit de refuser un élève par principe de sécurité. En cas d’acceptation les parents conservent l’entière responsabilité et ne pourront en cas d’accident mettre en cause les différents prestataires.

18 – SERVICE VOCAL.

Espace Langues et Découverte met à votre disposition un service vocal vous permettant d'enregistrer lors de votre séjour des messages que les parents pourront consulter. Vous pouvez aussi utiliser ce service avant le voyage pour communiquer des informations aux parents. Les notices vous seront remises avec votre dossier de confirmation de voyage.