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Voyages scolaires éducatifs

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1 - Le transport

Il s'effectue en autocar, le groupe est directement pris en charge au point de rendez-vous convenu. Sauf conditions particulières, le car reste à la disposition du groupe pendant tout le séjour selon le forfait kilométrique indiqué sur le contrat et dans le respect de la législation en vigueur.

En ce qui concerne les traversées maritimes, nous avons sélectionné pour chaque destination (Grande-Bretagne ou Irlande) les traversées qui nous semblaient offrir le meilleur rapport qualité/prix. Ce choix n'est pas exhaustif et nous pouvons bien entendu adapter le projet à votre demande. Sur devis, nous pouvons proposer certains programmes avec vol direct + autocar sur place (Londres, Berlin, Madrid, Andalousie, Valence…). Consultez-nous pour un devis précis.

Vous pouvez envisager un pré acheminement par train sur les lignes TGV de préférence ou train couchettes. Toutefois, les dates de séjour doivent tenir compte des disponibilités pour bénéficier des tarifs réduits.

2 - L'hébergement

Il peut se faire en hôtel, en auberge de jeunesse, en familles ou en centre d'accueil collectif. A l'étranger, l'hébergement en familles offre des possibilités d'exploitations pédagogiques plus intéressantes et libère l'encadrement le soir. Le groupe doit se conformer aux habitudes de la famille d'accueil et respecter les horaires fixés par le responsable local (départ des familles le matin et retour le soir). Les élèves sont logés 2 ou 3 par famille (éventuellement accueil individuel: nous consulter). Les sorties non accompagnées le soir ne sont pas autorisées.

La liste des familles d'accueil vous est remise dans la semaine précédent votre départ. En cas de modification, nous vous en informons dans les meilleurs délais.

Le logement des professeurs est prévu en familles, en pensions de familles ou à l'hôtel (cf mention sur nos programmes)

3 - Les repas

Les repas sont pris soit dans les familles, soit dans les restaurants-cafétérias ou sous forme de paniers-repas. Consultez attentivement votre contrat d'inscription.

NB: pour les séjours à l'étranger, les déjeuners sont pris sous forme de paniers-repas.

Nous pouvons réserver des repas sur le trajet: 5 € par petit-déjeuner continental et 10 € par déjeuner ou dîner (entrée+plat+dessert et eau à table).

4 - Programmes et visites

Les programmes cités ne sont que des propositions. Les visites ne sont pas incluses sauf indication explicite.

Nous élaborons avec vous le programme de votre séjour et nous chargeons des réservations gratuitement.

Dans certains centres, nous pouvons organiser des cours de langue ou simplement mettre à disposition des salles de classes.

Consultez-nous aussi pour des séjours à thèmes: activités sportives ou visites techniques.

Certaines visites, dans certains pays, peuvent être réglées directement par ESPACE LANGUES ET DECOUVERTES. Mais, de nombreux musées réclament encore le paiement en espèces sur place.

A cet effet, vous voudrez bien nous préciser lors de l'inscription si votre établissement met en place une "régie d'avances", à savoir:

  • Votre chef d'établissement vous nomme "régisseur d'avances": le montant des visites qui figure dans le budget total de votre séjour (devis ou contrat) n'est pas facturé. Ce montant doit vous être remis par votre établissement pour vous permettre de régler les visites sur place.
  • Votre établissement ne pratique pas de "régie d'avances": nous pouvons facturer le montant des visites que nous vous remettrons sur place (le cas échéant, nous pouvons gérer ce budget visites avec les chauffeurs).

 

 

Toute modification de programme doit nous parvenir 7 semaines avant le départ et peut amener des variations de prix. Une fois réservées, les visites ou options payantes ne peuvent être annulées. Celles-ci ne sont pas remboursables en cas de désistement d'un ou plusieurs participants et ce, quel qu'en soit le motif.

5 - L'encadrement

Le voyage et le séjour des accompagnateurs sont gratuits sur la base d'un accompagnateur pour 12 élèves. Ils doivent être membres de l'enseignement, parents d'élève ou diplômés pour cette activité.

6 - Assurance assistance & annulation

Une assurance assistance rapatriement est incluse dans nos prix.

Nous vous proposons en option les assurances suivantes:

  • Assurance annulation de voyage, perte de bagages et interruption de séjour: prix figurant sur votre devis. Cette assurance permet le remboursement d'un ou plusieurs participants ayant souscrit cette assurance et se désistant pour raison de maladie ou de décès d'un proche (conditions sur demande).
  • Garantie annulation groupe: 10 € par élève. Cette assurance s'exerce en cas d'annulation du groupe complet suite à une interdiction de voyager formulée par les autorités administratives (conditions sur demande). Cette garantie ne couvre pas les voyages en avion ou en train pour lesquels les conditions d'annulation sont celles de la compagnie de transport.

 

7 - Les effectifs

Les groupes doivent être composés de 48 à 52 élèves de préférence. Le groupe peut être complété par des élèves d'autres établissements ou des adultes. Pour les groupes moins importants, n'hésitez pas à nous consulter car chaque projet peut faire l'objet d'une étude particulière. Nous pouvons vous établir, sans frais, un programme personnalisé et un tarif adapté à votre effectif.

8 - Annulation & désistement

(sauf souscription des garanties décrites au § 6)

 

  1. Annulation d'un groupe complet:
    • Plus d'un mois avant le départ, ESPACE LANGUES ET DECOUVERTES retient le montant de l'acompte
    • Moins d'un mois avant le départ, ESPACE LANGUES ET DECOUVERTES retient 50% des frais de participation.
    • Moins de 8 jours avant le départ, ESPACE LANGUES ET DECOUVERTES retient la totalité des frais de participation, tous les frais ayant alors été engagés (transport, bateau, hébergement).
  2. Annulation d'un ou plusieurs participants:
    • Plus d'un mois avant le départ, les frais de participation sont recalculés en fonction du nombre réel de participants.
    • Moins d'un mois avant le départ, ESPACE LANGUES ET DECOUVERTES retient 50% des frais de participation.
    • Moins de 8 jours avant le départ, ESPACE LANGUES ET DECOUVERTES retient la totalité des frais de participation dans tous les cas, y compris la maladie.
9 - Les tarifs

Nos tarifs sont calculés sur une base de 48 - 49 élèves âgés de moins de 18 ans (voir supplément pour élèves de plus de 18 ans) et 4 accompagnateurs et sont indiqués par académies.

Tarif mini dans votre zone: prix établi en basse saison et au départ de l'établissement le plus proche de la destination (exemple: départ de Calais pour Londres en novembre).

Tarif maxi dans votre zone: prix établi en haute saison et au départ de l'établissement le plus éloigné de la destination (exemple: départ de Compiègne pour Londres en mai).

Devis sur demande pour toute académie non référencée dans nos tarifs.

Les prestations comprises sont précisées sur chaque programme et lors de votre devis personnalisé.

Forfait de préparation: 2 € par élève ( diverses dépenses liées à la préparation du voyage)

Prime de fidélité: 3 € par élève (pour tout établissement ayant effectué un voyage avec ESPACE LANGUES ET DECOUVERTES durant les 3 dernières années).

10 - La confirmation
  • ETRANGER: Elle doit être faite le plus tôt possible et au plus tard 2 mois avant le départ (sauf accord préalable) et être accompagnée d'un acompte de 20% par élève. Le solde doît être versé 5 semaines avant la date de départ.
  • FRANCE: Elle doit être faite le plus tôt possible et au plus tard un mois avant le départ (sauf accord préalable) et être accompagnée d'un acompte de 20% par élève. Le solde doît être versé 3 semaines avant la date de départ.
11 - Les modalités d'inscription

Après accord de votre part sur les conditions, un contrat d'inscription vous sera adressé en 2 exemplaires dont un devra nous être retourné signé dans les meilleurs délais, accompagné de l'acompte. Les réservations ne seront engagées qu'après retour de ces documents. De même, toute réservation de prestation supplémentaire après conclusion d'un premier contrat devra faire l'objet d'une demande écrite et de notre bon pour accord.

12 - Règlement du séjour

Les modalités de règlement figurent très clairement sur chaque contrat. Il vous sera demandé, conformément aux textes législatifs en vigueur, les sommes suivantes:

  • 30% du montant à la réservation à titre de 1er acompte,
  • 40% du montant à titre de 2ème acompte,
  • le solde (soit 30%) à réception des documents de voyage.

Les paiements s'effectuent soit par chèque à l'ordre d'ESPACE LANGUES ET DECOUVERTES, soit par virement.

Les établissements publics doivent nous faire parvenir dès l'accord du Conseil d'Administration un bon de commande administratif émanant de l'agent comptable.

13 - Règlementation relative aux voyages scolaires

Durée: 5 jours maximum pris sur le temps scolaire.

Prestataire: il doit être titulaire d'une licence d'agent de voyages ou d'un agrément au tourisme. ESPACE LANGUES ET DECOUVERTES est titulaire de la licence n° 085 01 0001.

Gestion financière dans les EPLE: la gestion financière relève d'une double autorité: celle du chef d'établissement qui ordonne la dépense, et celle de l'agent comptable qui l'exécute.

Le chef d'établissement peut demander à l'agent comptable de vous nommer "régisseur d'avances", ce qui vous permettra de régler sur place les entrées des sites visités (cf § 4 visites).

La circulaire 27193 du 11-09-97, parue au BO n°32 du 18-09-97, permet à l'agent comptable de déroger à la règle du paiement après service fait et lui donne ainsi la possibilité de:

  • régler des acomptes jusqu'à 70% du montant total pour satisfaire aux prescriptions de la loi du 13-07-2 et des décrets d'application de 1994 sur l'organisation des voyages,
  • régler le solde (30%) dès réception des documents de voyage.

 

14 - Annulation et modification

Nous nous réservons toujours le droit d'annuler ou de modifier un séjour en cas d'évènements graves et indépendants de notre volonté (grèves, incendies, etc).

15 - Formalités

Sauf mention spéciale figurant sur le programme, tous les participants doivent être en possession d'une carte nationale d'identité valide et d'une autorisation de sortie de territoire pour les mineurs (ou d'un passeport valide).

16 - Service vocal

ESPACE LANGUES ET DECOUVERTES met à votre disposition un service vocal vous permettant d'enregistrer lors de votre séjour des messages que les parents pourront consulter.

Vous pouvez aussi utiliser ce service avant le voyage pour communiquer des informations aux parents.

Les notices vous seront remises avec votre dossier de confirmation de voyage.

 


CONDITIONS GENERALES DE VENTE


Conformément aux articles L211-8 et L211-18 du Code du tourisme, les dispositions des articles R211-5 à R211-13 du Code du tourisme, dont le texte est ci-dessous reproduit, ne sont pas applicables pour les opérations de réservation ou de vente des titres de transport n’entrant pas dans le cadre d’un forfait touristique.

La brochure, le devis, la proposition, le programme de l’organisateur constituent l’information préalable visée par l’article R211-7 du Code du tourisme. Dès lors, à défaut de dispositions contraires figurant au recto du présent document, les caractéristiques, conditions particulières et prix du voyage tels qu’indiqués dans la brochure, le devis, la proposition de l’organisateur, seront contractuels dès la signature du bulletin d’inscription.

En l’absence de brochure, de devis, programme et proposition, le présent document constitue, avant sa signature par l’acheteur, l’information préalable, visée par l’article R211-7 du Code du tourisme. Il sera caduc faute de signature dans un délai de 24 heures à compter de son émission.
En cas de cession de contrat, le cédant et/ou le cessionnaire sont préalablement tenus d’acquitter les frais qui en résultent. Lorsque ces frais excèdent les montants affichés dans le point de vente et ceux mentionnés dans les documents contractuels, les pièces justificatives seront fournies.

ESPACE LANGUES ET DECOUVERTES a souscrit auprès de la compagnie MMA IARD Assurances Mutuelles (Collet Ferré), 7 place du Théâtre à La Roche-sur-Yon (85000), un contrat d’assurance n°114.963.879 garantissant sa Responsabilité Civile Professionnelle à hauteur de 8 000 000€ pour les dommages corporels et leurs immatériels consécutifs et 1 100 000€ pour les dommages matériels et leurs immatériels consécutifs, selon les conditions légales et contractuelles en vigueur.

Extrait du Code du Tourisme.
Article R211-5 : Sous réserve des exclusions prévues au deuxième alinéa (a et b) de l’article L.211-8, toute offre et toute vente de prestations de voyages ou de séjours donnent lieu à la remise de documents appropriés qui répondent aux règles définies par le présent titre.
En cas de vente de titres de transport aérien ou de titres de transport sur ligne régulière non accompagnée de prestations liées à ces transports, le vendeur délivre à l’acheteur un ou plusieurs billets de passage pour la totalité du voyage émis par le transporteur ou sous sa responsabilité. Dans le cas de transport à la demande, le nom et l’adresse du transporteur, pour le compte duquel les billets sont émis, doivent être mentionnés.
La facturation séparée des divers éléments d’un même forfait touristique ne soustrait pas le vendeur aux obligations qui lui sont faites par le présent titre.

Article R211-6 : Préalablement à la conclusion du contrat et sur la base d’un support écrit, portant sa raison sociale, son adresse et l’indication de son autorisation administrative d’exercice, le vendeur doit communiquer au consommateur les informations sur les prix, les dates et les autres éléments constitutifs des prestations fournies à l’occasion du voyage ou du séjour tels que : 
1) La destination, les moyens, les caractéristiques et les catégories de transports utilisés ; 
2) Le mode d’hébergement, sa situation, son niveau de confort et ses principales caractéristiques, son homologation et son classement touristique correspondant à la réglementation ou aux usages du pays d’accueil ; 
3) Les repas fournis ;
4) La description de l’itinéraire lorsqu’il s’agit d’un circuit ;
5) Les formalités administratives et sanitaires à accomplir en cas, notamment, de franchissement des frontières ainsi que leurs délais d’accomplissement ;
6) Les visites, excursions et les autres services inclus dans le forfait ou éventuellement disponibles moyennant un supplément de prix ;
7) La taille minimale ou maximale du groupe permettant la réalisation du voyage ou du séjour ainsi que, si la réalisation du voyage ou du séjour est subordonnée à un nombre minimal de participants, la date limite d’information du consommateur en cas d’annulation du voyage ou du séjour ; cette date ne peut être fixée à moins de vingt et un jours avant le départ ; 
8) Le montant ou le pourcentage du prix à verser à titre d’acompte à la conclusion du contrat ainsi que le calendrier de paiement du solde ; 
9) Les modalités de révision des prix telles que prévues par le contrat en application de l’article R.211-10 ;
10) Les conditions d’annulation de nature contractuelle ;
11) Les conditions d’annulation définies aux articles R.211-11, R.211-12, et R.211-13 ci-après ; 
12) Les précisions concernant les risques couverts et le montant des garanties souscrites au titre du contrat d’assurance couvrant les conséquences de la responsabilité civile professionnelle des agences de voyages et de la responsabilité civile des associations et organismes sans but lucratif et des organismes locaux de tourisme ;
13) L’information concernant la souscription facultative d’un contrat d’assurance couvrant les conséquences de certains cas d’annulation ou d’un contrat d’assistance couvrant certains risques particuliers, notamment les frais de rapatriement en cas d’accident ou de maladie.
14) Lorsque le contrat comporte des prestations de transport aérien, l’information, pour chaque tronçon de vol, prévue aux articles R. 211-15 à R. 211-18. »

Article R211-7 : L’information préalable faite au consommateur engage le vendeur, à moins que dans celle-ci le vendeur ne se soit réservé expressément le droit d’en modifier certains éléments. Le vendeur doit, dans ce cas, indiquer clairement dans quelle mesure cette modification peut intervenir et sur quels éléments.
En tout état de cause, les modifications apportées à l’information préalable doivent être communiquées par écrit au consommateur avant la conclusion du contrat.

Article R211-8 : Le contrat conclu entre le vendeur et l’acheteur doit être écrit, établi en double exemplaire dont l’un est remis à l’acheteur, et signé par les deux parties. Il doit comporter les clauses suivantes :

1) Le nom et l’adresse du vendeur, de son garant et de son assureur ainsi que le nom et l’adresse de l’organisateur ;
2) La destination ou les destinations du voyage et, en cas de séjour fractionné, les différentes périodes et leurs dates ;
3) Les moyens, les caractéristiques et les catégories des transports utilisés, les dates, heures et lieux de départ et de retour ;
4) Le mode d’hébergement, sa situation, son niveau de confort et ses principales caractéristiques, son classement touristique en vertu des réglementations ou des usages du pays d’accueil ;
5) Le nombre de repas fournis ;
6) L’itinéraire lorsqu’il s’agit d’un circuit ;
7) Les visites, les excursions ou autres services inclus dans le prix total du voyage ou du séjour ;
8) Le prix total des prestations facturées ainsi que l’indication de toute révision éventuelle de cette facturation en vertu des dispositions de l’article R211-10 ci-après ; 
9) L’indication, s’il y a lieu, des redevances ou taxes afférentes à certains services telles que taxe d’atterrissage, de débarquement ou d’embarquement dans les ports et aéroports, taxes de séjour lorsqu’elles ne sont pas incluses dans le prix de la ou des prestations fournies ;
10) Le calendrier et les modalités de paiement du prix ; en tout état de cause le dernier versement effectué par l’acheteur ne peut être inférieur à 30p. 100 du prix du voyage ou du séjour et doit être effectué lors de la remise des documents permettant de réaliser le voyage ou le séjour ; 
11) Les conditions particulières demandées par l’acheteur et acceptées par le vendeur ;
12) Les modalités selon lesquelles l’acheteur peut saisir le vendeur d’une réclamation pour inexécution ou mauvaise exécution du contrat, réclamation qui doit être adressée dans les meilleurs délais, par lettre recommandée avec accusé de réception au vendeur, et signalée par écrit, éventuellement, à l’organisateur du voyage et au prestataire de services concernés ;
13) La date limite d’information de l’acheteur en cas d’annulation du voyage ou du séjour par le vendeur dans le cas où la réalisation du voyage ou du séjour est liée à un nombre minimal de participants, conformément aux dispositions du 7° de l’article R211-6 ci-dessus ; 
14) Les conditions d’annulation de nature contractuelle ;
15) Les conditions d’annulation prévues aux articles R211-11, R211-12 et R211-13 ci-dessous ;
16) Les précisions concernant les risques couverts et le montant des garanties au titre du contrat d’assurance couvrant les conséquences de la responsabilité civile professionnelle du vendeur ;
17) Les indications concernant le contrat d’assurance couvrant les conséquences de certains cas d’annulation souscrit par l’acheteur (numéro de police et nom de l’assureur), ainsi que celles concernant le contrat d’assistance couvrant certains risques particuliers, notamment les frais de rapatriement en cas d’accident ou de maladie ; dans ce cas, le vendeur doit remettre à l’acheteur un document précisant au minimum les risques couverts et les risques exclus ;
18) La date limite d’information du vendeur en cas de cession du contrat par l’acheteur ;
19) L’engagement de fournir, par écrit, à l’acheteur, au moins 10 jours avant la date prévue pour son départ, les informations suivantes :
a) le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de la représentation locale du vendeur ou, à défaut, les noms, adresses et numéros de téléphone des organismes locaux susceptibles d’aider le consommateur en cas de difficulté, ou, à défaut, le numéro d’appel permettant d’établir de toute urgence un contact avec le vendeur ;
b) Pour les voyages et séjours de mineurs à l’étranger, un numéro de téléphone et une adresse permettant d’établir un contact direct avec l’enfant ou le responsable sur place de son séjour.
20) La clause de résiliation et de remboursement sans pénalités des sommes versées par l’acheteur en cas de non-respect de l’obligation d’information prévue au 14o de l’article R. 211-6.

Article R211-9 : L’acheteur peut céder son contrat à un cessionnaire qui remplit les mêmes conditions que lui pour effectuer le voyage ou le séjour, tant que ce contrat n’a produit aucun effet.
Sauf stipulation plus favorable au cédant, celui-ci est tenu d’informer le vendeur de sa décision par lettre recommandée avec accusé de réception au plus tard sept jours avant le début du voyage. 
Lorsqu’il s’agit d’une croisière, ce délai est porté à quinze jours.
Cette cession n’est soumise, en aucun cas, à une autorisation préalable du vendeur.

Article R211-10 : Lorsque le contrat comporte une possibilité expresse de révision du prix, dans les limites prévues à l’article L.211-13, il doit mentionner les modalités précises de calcul, tant à la hausse qu’à la baisse, des variations des prix, et notamment le montant des frais de transport et taxes y afférentes, la ou les devises qui peuvent avoir une incidence sur le prix du voyage ou du séjour, la part du prix à laquelle s’applique la variation, le cours de la ou des devises retenu comme référence lors de l’établissement du prix figurant au contrat.

Article R211-11 : Lorsque, avant le départ de l’acheteur le vendeur se trouve contraint d’apporter une modification à l’un des éléments essentiels du contrat telle qu’une hausse significative du prix et lorsqu’il méconnaît l’obligation d’information mentionnée au 14o de l’article R. 211-6, l’acheteur peut, sans préjuger des recours en réparation pour dommages éventuellement subis, et après en avoir été informé par le vendeur par lettre recommandée avec accusé de réception :
- soit résilier son contrat et obtenir sans pénalité le remboursement immédiat des sommes versées ;
- soit accepter la modification ou le voyage de substitution proposé par le vendeur ; un avenant au contrat précisant les modifications apportées est alors signé par les parties ; toute diminution de prix vient en déduction des sommes restant éventuellement dues par l’acheteur et, si le paiement déjà effectué par ce dernier excède le prix de la prestation modifiée, le trop perçu doit lui être restitué avant la date de son départ.

Article R211-12 : Dans le cas prévu à l’article L.211-15, lorsque, avant le départ de l’acheteur, le vendeur annule le voyage ou le séjour, il doit informer l’acheteur par lettre recommandée avec accusé de réception ; l’acheteur, sans préjuger des recours en réparation des dommages éventuellement subis, obtient auprès du vendeur le remboursement immédiat et sans pénalité des sommes versées ; l’acheteur reçoit, dans ce cas, une indemnité au moins égale à la pénalité qu’il aurait supportée si l’annulation était intervenue de son fait à cette date.
Les dispositions du présent article ne font en aucun cas obstacle à la conclusion d’un accord amiable ayant pour objet l’acceptation, par l’acheteur, d’un voyage ou séjour de substitution proposé par le vendeur.

Article R211-13 : Lorsque, après le départ de l’acheteur, le vendeur se trouve dans l’impossibilité de fournir une part prépondérante des services prévus au contrat représentant un pourcentage non négligeable du prix honoré par l’acheteur, le vendeur doit immédiatement prendre les dispositions suivantes sans préjuger des recours en réparation pour dommages éventuellement subis :
- soit proposer des prestations en remplacement des prestations prévues en supportant éventuellement tout supplément de prix et, si les prestations acceptées par l’acheteur sont de qualité inférieure, le vendeur doit lui rembourser, dès son retour, la différence de prix ;
- soit, s’il ne peut proposer aucune prestation de remplacement ou si celles-ci sont refusées par l’acheteur pour des motifs valables, fournir à l’acheteur, sans supplément de prix, des titres de transport pour assurer son retour dans des conditions pouvant être jugées équivalentes vers le lieu de départ ou vers un autre lieu accepté par les deux parties.
Les dispositions du présent article sont applicables en cas de non-respect de l’obligation prévue au 14o de l’article R. 211-6.